Privacybeleid — MediaKnight / Vivango
Versie 1.0 — geldig vanaf 1 oktober 2026
1. Wie verantwoordelijk is
Vivango, KvK 34212198, btw NL001640614B81, Uilenstede 77-H, 1183 AB Amstelveen, Nederland. Privacyvragen en verzoeken: support@vivango.com.
Vivango is verwerkingsverantwoordelijke voor je gegevens als MediaKnight-klant: licenties, support en vrijwillig ingestuurde feedback. Freemius verwerkt namens ons de gegevens die nodig zijn voor licenties, updates en (als je daarvoor kiest) gebruiksstatistieken. Bij het afrekenen treedt Freemius ook zelf op als verkoper en verwerkt het je betaal- en factuurgegevens onder zijn eigen privacybeleid (https://freemius.com/privacy/). De beheerder van jouw WordPress-site is verantwoordelijk voor de verwerking van bestanden en gebruikersgegevens op die site. Alleen de plugin leveren geeft Vivango geen toegang tot die inhoud en maakt Vivango niet automatisch verwerker van alle bezoekersgegevens.
Dit beleid dekt deze productdiensten. Het doet geen algemene uitspraak over cookies, analytics of andere formulieren op alle pagina's van vivango.nl of vivango.com. Die websites moeten hun werkelijke eigen verwerkingen afzonderlijk toelichten. Als een supportopdracht toegang tot klantgegevens vereist, spreken wij vooraf een veilige werkwijze af en beoordelen wij of een verwerkersovereenkomst nodig is.
2. Gratis plugin: gegevens blijven op jouw site
De gratis basis werkt zonder Vivango-account. Zij stuurt geen analytics, gebruikstelemetrie, mediabestanden of bezoekersinhoud naar Vivango. Vrijwillige feedback is een afzonderlijke handeling; zie artikel 4.
Lokaal kunnen beschermingsstatus, toegangsregels, instellingen en gegevens van eerder aangemaakte downloadlinks worden opgeslagen. Voor het begrenzen van downloadverzoeken gebruikt de basis een gezouten hash van een verbindend IP-adres met een geldigheidsduur van ongeveer twee minuten. Dit is geen permanente IP-database. Verlopen WordPress-transients kunnen fysiek langer in een database of back-up blijven staan totdat WordPress of de host ze opruimt. Een hash die nog aan iemand kan worden gerelateerd is geen anoniem gegeven.
De servercontrole vraagt een tijdelijk testbestand op via de geconfigureerde uploads-URL van de eigen site. De beheerder bepaalt die bestemming en eventuele CDN-/hostinglogs. Deïnstalleren van de basis verzendt geen melding aan Vivango. De beheerder regelt zelf de informatie aan bezoekers, lokale bewaartermijnen en verwijdering op de eigen site.
3. Licenties en betalingen
De gratis beschermingsfuncties vereisen geen verbinding met Freemius. Kies je in een uitvoering met de optionele Pro-koppeling voor verbinden, dan wordt Freemius gebruikt voor de Pro-proef of -aankoop, licentiebeheer en updates. Lees vóór verbinden welke site-, account- en technische gegevens daarbij worden gedeeld.
Bij een aankoop of proef loopt de checkout via checkout.freemius.com. Freemius is daarbij verkoper (merchant of record): het verwerkt je naam, e-mailadres, factuur- en betaalgegevens onder zijn eigen privacybeleid (https://freemius.com/privacy/) en stuurt de factuur. Vivango ontvangt van Freemius je e-mailadres, licentie- en aankoopgegevens voor support, licentiebeheer en administratie, maar geen volledige kaartgegevens.
We sturen je e-mail over je licentie, support, beveiliging en eventuele veranderingen van verkoopsysteem. Productnieuws sturen we alleen als je je daar niet voor hebt afgemeld; elke mail bevat een afmeldlink. Freemius kan volgens zijn eigen privacybeleid ook zelf berichten over zijn dienst sturen. Vragen of verzoeken over je gegevens stuur je naar support@vivango.com.
4. Vrijwillige feedback en support
Bij bewuste verzending ontvangen wij alleen het soort feedback, de gekozen categorie of vertrekreden, de eventuele toelichting en een e-mailadres wanneer je zelf om een antwoord vraagt en dat adres invult. De plugin voegt niet automatisch het siteadres, beheerdersadres, bestandsnamen of bezoekersgegevens aan de feedbackinhoud toe. De ontvangst wordt met datum en behandelstatus geregistreerd.
Feedback geven, de vertrekvraag overslaan en de plugin deactiveren zijn eigen keuzes. Overslaan of annuleren verzendt geen feedback. Feedback is geen opzegging van een abonnement. De netwerkverbinding kan beveiligingsgegevens opleveren; de centrale dienst kan een kortlevende gehashte teller gebruiken, normaal met tien minuten geldigheid. Fysieke opruiming en logs staan los van die geldigheid.
Stuur geen wachtwoorden, sleutels, klantdocumenten, betaalkaartgegevens of bijzondere persoonsgegevens. Vraag je om je licentie over te zetten naar een nieuw e-mailadres, dan verwerken we daarnaast je oude en nieuwe e-mailadres en je licentiesleutel of ordernummer, alleen om te controleren dat de licentie van jou is en om het e-mailadres van je klantaccount bij Freemius aan te passen. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst. Wij vragen nooit om betaalkaartgegevens of wachtwoorden. Voor support verwerken wij de contactgegevens, correspondentie en veilige diagnosegegevens die je deelt en die nodig zijn om te helpen. Wij vragen niet standaard om toegang tot je volledige site. Algemene ideeën zonder persoonsgegevens kunnen voor verbetering worden gebruikt; publicatie van een herkenbaar citaat, naam of testimonial vereist een aparte afspraak.
5. Doelen en rechtsgronden
| Verwerking | Doel en grondslag |
|---|---|
| Pro-proef, bestelling, licentiekoppeling, serviceberichten en support voor de contractspartij | Uitvoering van de overeenkomst of stappen op jouw verzoek daarvoor. Zonder noodzakelijke site-/installatiegegevens kan de gehoste dienst niet worden geleverd. |
| Contactpersoon bij een zakelijke klant | Gerechtvaardigd belang om de overeenkomst met diens organisatie uit te voeren en daarover te communiceren; beperkt tot relevante zakelijke contactgegevens. |
| Facturen en wettelijk vereiste financiële administratie | Fiscale en administratieve verplichtingen; geen grond om alle technische of vrijwillige feedbackgegevens even lang te bewaren. |
| Vrijwillige feedback en eventueel daarop antwoorden | Toestemming door de bewuste, geïnformeerde inzending en het afzonderlijk kiezen voor een antwoord. Intrekken kan via het privacyadres, zonder gevolgen voor bestaande mediabescherming of de gekochte dienst. |
| Beveiliging en beperkte controle op herhaalde proeven/misbruik | Gerechtvaardigd belang om de dienst en één proef per site te beschermen, na afweging van noodzaak, gevolgen en minder ingrijpende alternatieven. Je kunt bezwaar maken. |
| Specifieke klachten, rechtsvorderingen en noodzakelijke bewijsstukken | Afhandeling van de overeenkomst en, waar nodig, gerechtvaardigd belang om rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen; wettelijke verplichtingen gaan voor. Geen algemene bewaarmachtiging. |
Toestemming voor feedback is geen toestemming voor nieuwsbrieven, tracking of ander gebruik. Vivango verkoopt geen persoonsgegevens en gebruikt deze productgegevens niet voor advertentieprofilering. Geautomatiseerde licentiecontroles bepalen technisch de dienststatus; bij een onjuiste blokkering kun je menselijke beoordeling en herstel vragen via het contactadres. Dit is geen kredietbeoordeling of vergelijkbare persoonsprofilering.
6. Bewaartermijnen
| Gegevens | Termijn of criterium |
|---|---|
| Operationele licentie- en installatiegegevens | Zolang noodzakelijk om de proef of dienst te leveren en concrete nazorg, een klacht of claim af te handelen. Daarna verwijderen of anonimiseren, tenzij een wettelijke plicht specifiek bewijs vereist. Onnodige geheimen zijn geen fiscaal archief. |
| Minimaal bewijs van een eerder gebruikte proef | Alleen de sitegebonden identificatie en oorspronkelijke proefdatums die noodzakelijk en evenredig blijven om één proef per site te handhaven. Herbeoordelen en verwijderen wanneer dat doel vervalt; niet de volledige operationele licentierij als minimaal bewijs bewaren. |
| Fiscale basisadministratie | In beginsel 7 jaar volgens toepasselijke Nederlandse fiscale regels; OSS-gegevens 10 jaar wanneer die regeling geldt. Deze termijnen gelden alleen voor wettelijk vereiste stukken, niet automatisch voor feedback, logs of alle licentievelden. |
| Feedback en bijbehorende correspondentie | Totdat de feedback of het gevraagde antwoord is afgehandeld of toestemming wordt ingetrokken; daarna zonder onnodige vertraging verwijderen of daadwerkelijk anonimiseren, tenzij een andere rechtsgrond specifiek bewijs vereist. |
| Support- en klachtcorrespondentie | Zolang noodzakelijk om het verzoek af te handelen, aan garantie- of wettelijke plichten te voldoen, of een concrete claim in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen. |
| Centrale toegangs-, beveiligings- en foutlogs | De kortst noodzakelijke periode voor beveiliging en foutonderzoek. Alleen relevante gegevens langer bewaren wanneer een concreet incident of claim dat vereist, met periodieke herbeoordeling. |
| Centrale back-ups | Volgens een gedocumenteerde herstelcyclus die beperkt is tot wat voor continuïteit en beveiliging noodzakelijk is. Verwijderde gegevens worden niet voor gewoon gebruik hersteld; na noodzakelijk herstel worden eerdere verwijderingen opnieuw toegepast. |
Een claim of wettelijke plicht kan langere bewaring van specifieke stukken rechtvaardigen. Wij leggen reden, toegang en herbeoordeling vast; niet alles blijft daardoor langer bewaard. Werkelijk anonieme productstatistiek kan langer blijven bestaan. Alleen een naam verwijderen is niet genoeg wanneer de rest nog herkenbaar is.
7. Ontvangers en internationale verwerking
Alleen bevoegde personen krijgen toegang voor hun taak. Dienstverleners ontvangen wat nodig is voor hosting, betaling, administratie en communicatie. Waar zij in onze opdracht verwerken, maken wij passende verwerkersafspraken.
| Dienst | Dienstverlener en verwerking |
|---|---|
| Centrale hosting, database en back-ups | TransIP B.V., Nederland. De VPS en bijbehorende back-ups worden in Nederland beheerd; verwerking voor deze dienst vindt plaats in de EU (Nederland). |
| E-mail en support | TransIP B.V., Nederland. Mailrelay voor support@vivango.com; verwerking voor deze dienst vindt plaats in de EU (Nederland). |
| Verkoop, betaling, btw, licenties en updates | Freemius, Inc. verkoopt de licentie door onder de Vendor Terms, handelt de transactie en btw af, en verwerkt licentie-, update- en opt-ingegevens onder het privacybeleid en de toepasselijke DPA. |
De Vendor Terms beschrijven Freemius als wederverkoper en, voor klantgegevens van de leverancier, als verwerker met Vivango als verwerkingsverantwoordelijke. Het privacybeleid van Freemius vermeldt dat gegevens buiten het rechtsgebied van de gebruiker, waaronder buiten de EER, kunnen worden overgedragen, verwerkt en opgeslagen met een toepasselijk rechtmatig doorgiftemechanisme. Daarbij gelden de toepasselijke DPA van Freemius en, waar vereist, de EU-modelcontractbepalingen voor doorgifte van verwerkingsverantwoordelijke naar verwerker. Dit beleid claimt niet dat verwerking uitsluitend in één land plaatsvindt.
Gegevens kunnen ook naar bevoegde autoriteiten wanneer verplicht, of naar gebonden adviseurs voor een concrete administratieve of juridische kwestie. Wij delen niet standaard alle feedback met een betaal- of hostingpartij buiten wat voor hun technische dienst nodig is.
8. Jouw rechten
Afhankelijk van de verwerking heb je recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, gegevensoverdraagbaarheid en bezwaar. Toestemming kun je altijd intrekken; eerdere verwerking wordt daardoor niet achteraf onrechtmatig. Een bezwaar tegen gerechtvaardigd belang wordt inhoudelijk beoordeeld, met uitleg als noodzakelijke bewaring toch voortduurt.
Mail support@vivango.com en geef aan waarop het verzoek ziet. Wij controleren de identiteit alleen voor zover nodig en vragen niet standaard om een volledige identiteitskopie. Wij antwoorden zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen één maand. Bij een wettelijk toegestane verlenging wegens complexiteit of aantal verzoeken informeren wij binnen die eerste maand over de reden; maximaal twee extra maanden.
Verzoeken zijn in beginsel kosteloos. Verwijdering is niet absoluut, bijvoorbeeld voor noodzakelijk fiscaal bewijs of een rechtsvordering; wij leggen beperkingen uit en verwijderen gegevens waarvoor geen grond meer bestaat. Rechten op gegevens die uitsluitend op jouw WordPress-site staan oefen je bij de sitebeheerder uit. Je kunt klagen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere bevoegde toezichthouder, zonder eerst verplicht een interne klachtenprocedure af te ronden.
9. Beveiliging en incidenten
Vivango treft passende maatregelen, waaronder HTTPS, beperkte toegangsrechten, bescherming van installatie-/ondertekengeheimen en betaalconfiguratie, updates en zorgvuldig herstel. Incidenten worden onderzocht; waar vereist informeren wij de toezichthouder en betrokkenen. Dit is geen garantie tegen ieder incident of certificering van de klantwebsite.
Meld vermoedens vertrouwelijk aan support@vivango.com, met zo weinig mogelijk persoonsgegevens. Vraag vooraf een veilig kanaal voor gevoelige details. Het product is bedoeld voor websitebeheerders; wij richten de centrale diensten niet op kinderen.
10. Wijzigingen en contact
Versie en datum bovenaan maken wijzigingen herkenbaar. Bij een wezenlijke wijziging van doel, ontvangers of rechten informeren wij betrokken gebruikers tijdig via een passend kanaal. Een nieuwe tekst creëert niet op zichzelf een rechtsgrond voor nieuw gebruik; waar nodig vragen wij afzonderlijke toestemming.
Privacycontact: support@vivango.com · Vivango, Uilenstede 77-H, 1183 AB Amstelveen, Nederland. Voor aankoop, opzegging en herroeping gelden daarnaast de licentievoorwaarden en de voorwaarden die Freemius bij het afrekenen toont.